Veilig mailen en bestanden uitwisselen met Bastion 365

Uitleg over gebruik Bastion 365 door Trudo

Bij Trudo vinden we het belangrijk om bestanden en berichten met gevoelige informatie op een veilige manier uit te wisselen. Daarom werken we sinds augustus 2024 met Bastion 365. Op deze pagina leggen we uit waarom we gebruik maken van Bastion 365 en met welke berichten en formulieren je te maken kunt krijgen.

Met Bastion 365 zorgt Trudo ervoor dat vertrouwelijke gegevens op een veilige manier uitgewisseld kunnen worden. Bastion 365 werkt met tweestapsverificatie. Dat betekent dat er gewerkt wordt met een extra beveiligingsstap. Bij een beveiligde mail – dat is een mail die vertrouwelijke informatie bevat, zoals een huurcontract - moet je bevestigen dat jij de juiste ontvanger bent. Dit kan via een sms-code die je op jouw mobiele nummer ontvangt. Mocht een vreemde onverhoopt toegang hebben tot jouw e-mailaccount, dan kan hij of zij zo’n beveiligd bericht niet direct bekijken.

Uitleg beveiligd mailbericht

Hoe werkt het precies? Dat leggen je we graag uit. Wanneer een medewerker van Trudo je een mail stuurt met gevoelige informatie werkt dit zo:

• Je ontvangt een mail met het bericht dat je een beveiligd bericht ontvangen hebt. In deze mail vind je de naam en het e-mailadres van de medewerker van Trudo die je gemaild heeft. Klik hier voor een voorbeeld-mail.
• Om het bericht van Trudo te kunnen lezen, moet je via een extra stap bevestigen dat jij écht de ontvanger bent. Hiervoor gebruiken we jouw telefoonnummer.
• Klik hiervoor in de mail op de button Bericht lezen. Er opent een webpagina met het adres my.bastion365.net in je browser. Klik hier voor een voorbeeld van deze pagina.
• Als het deels getoonde mobiele nummer correct is (we tonen alleen het eerste deel + de laatste vier cijfers), klik je op Verzend code en wacht je op het sms-bericht met de code. Klik hier voor een voorbeeld van het sms-bericht.
• Vervolgens voer je de code in. Heb je de juiste code ingevoerd, dan krijg je toegang tot het beveiligde bericht.
• De medewerker van Trudo die jou de mail gestuurd heeft, kan in het systeem van Bastion 365 zien dat jij de beveiligde mail geopend hebt.

Klopt het telefoonnummer dat door ons is ingevoerd niet? Geef dit dan aan via de knop Ik heb een ander telefoonnummer en klik vervolgens op Bevestig (voorbeeld). De medewerker van Trudo die jou de beveiligde mail heeft gestuurd, krijgt een melding en neemt contact met je op om het juiste mobiele nummer te achterhalen.

Uitleg uploaden bestanden via formulier

We gebruiken Bastion 365 ook wanneer jij een bestand met gevoelige informatie – zoals een inkomensverklaring of jaaropgave - moet aanleveren bij ons. Wanneer een medewerker van Trudo je vraagt om een beveiligd formulier te gebruiken om een bestand te uploaden, werkt dit zo:

• Je ontvangt een e-mail van een medewerker van Trudo met het verzoek documenten te aan te leveren via een beveiligd formulier. Klik hier voor een voorbeeld-mail.
• Je klikt op de link in de mail en komt vervolgens bij een formulier van Bastion 365. Klik hier voor een voorbeeld van deze pagina.
• Je vult een onderwerp in en eventueel een bericht en voegt de gevraagde documenten toe.
• Je klikt vervolgens op ‘Versturen’. De medewerker van Trudo ontvangt vervolgens de documenten in een beveiligde e-mail.

Met Bastion 365 zorgen we ervoor dat we op een veilige manier informatie kunnen uitwisselen. Heb je vragen over dit systeem of twijfel je aan de echtheid van een mail die je van Trudo ontvangt? Neem dan contact met ons op via wonen@trudo.nl.