Vereniging van Eigenaren

In een Vereniging van Eigenaren (VvE) beslissen alle appartementseigenaren over zaken met een gemeenschappelijk belang in het gebouw.

Als je een appartement koopt, word je automatisch lid van de VvE. Wettelijk gezien koop je een appartementsrecht: een aandeel van het gebouw en het recht op het alleengebruik van de woning. Als koper ben je dus mede-eigenaar van het hele gebouw en heb je recht op medegebruik van de gemeenschappelijke gedeelten van het gebouw.

Taken VvE

De VvE is verantwoordelijk voor het beheer van en onderhoud aan de gemeenschappelijke onderdelen van het gebouw, zoals trappenhuis, lift, dak, gevels, fundering, entree en technische installaties. Daarnaast verzorgt de VvE een collectieve opstalverzekering, lost de vereniging gezamenlijke problemen op en deelt de gezamenlijke kosten. De manier waarop deze kosten onder de verschillende eigenaren worden verdeeld is schriftelijk vastgelegd. Als eigenaar van een aantal huurappartementen is Trudo ook lid van diverse VvE’s.

Regels en afspraken

Vrijwel alle relevante verhoudingen, regels, rechten en plichten van de VvE-leden zijn vastgelegd in de akte van splitsing. Deze is door een notaris opgesteld en vormt het juridisch fundament van de VvE. Uit deze akte wordt duidelijk wat gemeenschappelijke en wat privégedeelten zijn en welk aandeel ieder appartementsrecht heeft in de VvE. Er mag niet van de in de akte opgestelde regels worden afgeweken: alle bewoners dienen zich hier dus aan te houden.

Daarnaast kan de VvE specifieke leefregels in het om het gebouw vastleggen in een huishoudelijk reglement. Denk aan afspraken over de kleur van zonneschermen, regels over huisdieren, het wel of niet toestaan van schotelantennes of afspraken over het gebruik van de gemeenschappelijke ruimten. Deze regels mogen logischerwijs niet in strijd zijn met de wet en de inhoud van eerdergenoemde akte van splitsing.

Functioneren VvE

Een VvE doorloopt elk jaar een vast aantal stappen. Dit begint bij het sluiten van het financiële boekjaar (meestal op 31 december). De beheerder maakt de financiële jaarstukken op, waarna de Algemene Ledenvergadering (ALV) kan worden gehouden: binnen zes maanden na het sluiten van het boekjaar!

Op de ALV wordt het voorgaande jaar doorgenomen en worden afspraken gemaakt voor het komende jaar. De ALV behandelt zaken die op zowel technisch als financieel gebied het gezamenlijk belang van de VvE dienen. Op deze vergadering is geen ruimte voor individuele zaken.

In de periode na de ALV gaan bestuur en/of beheerder aan de slag met de afspraken en actiepunten uit de vergadering. De afwikkeling hiervan wordt dan weer besproken op de volgende ALV, waar dan weer nieuwe afspraken worden gemaakt voor het komende jaar. En zo begint de cyclus weer opnieuw.

Taken en bevoegdheden

Binnen een VvE zijn verschillende ‘partijen’ gedefinieerd, die alle hun eigen taken en bevoegdheden hebben:

• Algemene Ledenvergadering (ALV)
  Dit is niet alleen de bijeenkomst van de eigenaren, maar vooral ook het hoogste orgaan binnen de VvE. Vrijwel alle besluiten van gezamenlijk belang, die niet in de splitsingsakte zijn geregeld, worden door de ALV genomen;
• Voorzitter van de vergadering
  De voorzitter is belast met het in goede banen leiden van de vergadering van eigenaars. Hij/zij geeft leiding, zorgt ervoor dat mensen het woord krijgen en telt het aantal uitgebrachte stemmen;
• Bestuur
  Het bestuur van de VvE bestaat meestal uit bewoners van het gebouw en voert de besluiten van de ALV uit. Daarbij is het bestuur verantwoordelijk voor de administratie van de VvE, het opmaken van de jaarstukken, het uitschrijven van vergaderingen, het opvragen van offertes en het tekenen van overeenkomsten. Het bestuur van een VvE dient ingeschreven te staan bij de Kamer van Koophandel, maar is niet het machtigste orgaan binnen de VvE. Dat is de ALV. In de praktijk worden overigens veel werkzaamheden van het bestuur uitbesteed aan een VvE-beheerder;
• Kascommissie
  De kascommissie van de VvE controleert de jaarstukken en brengt advies uit aan de ALV over het al dan niet goedkeuren van deze stukken;
• VvE-beheerder
  De VvE-beheerder is het aanspreekpunt voor de bewoners en neemt het bestuur werk uit handen. Bij het ontbreken van een bestuur voert de VvE-beheerder ook de bestuurstaken uit. In de meeste complexen, waar Trudo (huur)woningen bezit, wordt het VvE-beheer uitgevoerd door vb&t VvE-diensten. De exacte taken van een VvE-beheerder zijn vastgelegd in een beheerovereenkomst, maar normaliter voert de VvE-beheerder de volgende taken uit:
  • opstellen jaarbegroting en bijdrage per appartementsrecht;
  • uitschrijven vergaderingen;
  • verzorgen financiële administratie;
  • incasseren periodieke bijdrages;
  • verzorgen ledenadministratie;
  • opstellen jaarstukken;
  • informeren nieuwe eigenaars;
  • op verzoek ALV organiseren groot-onderhoud projecten en planningen;
  • opvolgen reparatieverzoeken en opstalschades;
  • toezien naleving contracten en overeenkomsten.

Benoemingen

Het bestuur, de kascommissie en de VvE-beheerder worden benoemd door de ALV. Ook kan de ALV andere commissies benoemen om bepaalde taken uit te voeren. Denk hierbij aan een leefbaarheidscommissie, technische commissie of een schoonmaakcommissie.

Financiën

De financiële positie van de VvE wordt jaarlijks inzichtelijk gemaakt met een balans van het jaarresultaat en de bezitting en schulden. Dit wordt beoordeeld door de kascommissie en na goedkeuring voorgelegd aan de ALV. Daarnaast stelt het bestuur (of de VvE-beheerder) een begroting op voor het komende jaar. Naast de vaste kosten die de VvE jaarlijks betaalt (denk aan verzekerings-, bank- en vergaderkosten en kosten voor de VvE-beheerder, schoonmaker, het liftcontract, et cetera) moet de begroting ook een reservering bevatten voor toekomstige kosten voor groot-onderhoud (denk aan schilderwerk of dakvervanging). Op deze wijze wordt op de ALV elk jaar verantwoording afgelegd over het financiële beleid van het voorgaande jaar en worden afspraken gemaakt voor het volgende jaar.

Volmacht Trudo voor huurders

Om huurders ook het recht te geven om deel te nemen aan het belangrijkste orgaan, de ALV, verstrekt Trudo een individuele volmacht aan haar huurders. Meer hierover lees je op de pagina Volmacht voor Huurders.