Privacyverklaring

Privacyverklaring

Privacyverklaring van Trudo

Trudo verhuurt, verkoopt en beheert woningen in de regio Eindhoven. Indien je een woning van ons wilt huren of kopen, dan wel geregistreerd wilt staan als potentiële huurder of koper, verwerken wij jouw persoonsgegevens. Wij vinden het belangrijk om je te informeren over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan en waar wij ze voor gebruiken. Wij informeren je ook over jouw rechten hierin. Trudo neemt jouw privacy serieus en hanteert een strikt privacybeleid. Indien je een woning van ons huurt of koopt, verwerken wij jouw persoonsgegevens hoofdzakelijk voor de uitvoering van de huur- of koopovereenkomst.
 

Wij hanteren de volgende uitgangspunten:

1. Algemene uitgangspunten

• alle persoonsgegevens verwerken wij overeenkomstig onze doelbestemmingen;
• wij gaan zorgvuldig om met jouw persoonlijke informatie en nemen passende beveiligingsmaatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen;
• wij houden ons aan de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

2. De doeleinden voor gegevensverzameling- en verwerking
Trudo verwerkt jouw persoonsgegevens voor onder andere de volgende doeleinden:

• het informeren over en verloten/toewijzen van huur- of koopwoningen;
• het uitvoeren van de huur- of koopovereenkomst;
• het onderhoud en de reparatie van de te huren en te verhuren roerende en onroerende zaken;
• het berekenen en vastleggen van inkomsten;
• het doen van betalingen;
• het innen van vorderingen (inclusief het in handen van derden stellen van die vorderingen);
• het behandelen van geschillen;
• het doen uitoefenen van accountantscontrole;
• activiteiten van intern beheer;
• de uitvoering of toepassing van de wet;
• de verwerkingen van inkomende en uitgaande documenten (bijvoorbeeld postregistratie en emailarchivering);
• het onderhoud, het beheer, de beveiliging, het gebruik en de goede werking van computersystemen of computerprogramma's binnen de organisatie van Trudo.
• het behartigen van gerechtvaardigde belangen van Trudo in het kader van haar maatschappelijke taken en het beschermen van haar roerende en onroerende zaken. Hierbij kun je denken aan het verwerkingen van de noodzakelijke persoonsgegevens ter bestrijding van bijvoorbeeld woonfraude of hennepteelt en ter bevordering van de leefbaarheid in de buurt.

3. Welke persoonsgegevens gebruikt Trudo?
Per doeleinde verwerkt Trudo enkel jouw persoonsgegevens die hiervoor noodzakelijk zijn. Het belangrijkste doeleinde waarvoor wij persoonsgegevens verwerken is in het kader van de uitvoering van een verhuurovereenkomst. Hieronder worden de categorieën persoonsgegevens in dit kader uiteengezet:

• naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens (bijvoorbeeld het e-mailadres), alsmede het bankrekeningnummer van de huurder of verhuurde;
• de bij het vorige punt genoemde gegevens van de voormalige huurder, medehuurder of medebewoners;
• een administratienummer, als dat geen andere informatie bevat dan de bij het eerste punt bedoelde gegevens;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de huurovereenkomst;
• gegevens voor het onderhoud en de reparatie van de gehuurde onroerende en roerende zaken;
• gegevens voor het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven, zoals de inkomensverklaring (IBRI);
• gegevens voor het doen van betalingen;
• gegevens voor het innen van vorderingen, zoals gegevens van de bewindvoerder, schuldenregelingen of incassotrajecten;
• andere dan de hierboven opgesomde gegevens als die verwerkt moeten worden op grond van een andere wet.

4. Gegevensverstrekking aan derde partijen en bewerkers

Leveranciers
Trudo verstrekt jouw persoonsgegevens uitsluitend aan leveranciers die door ons zijn ingeschakeld ten behoeve van bijvoorbeeld het uitvoeren van de huurovereenkomst. Daarbij kun je denken aan leveranciers die noodzakelijk zijn betrokken bij de werkzaamheden, bijvoorbeeld een loodgieter, reparateur en/of aannemer. Trudo verstrekt bijvoorbeeld jouw contactgegevens zodat deze partijen contact kunnen leggen met jou ten behoeve van de planning. In sommige gevallen worden er meer persoonsgegevens verstrekt, bijvoorbeeld aan een deurwaarder. Trudo heeft maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens uitsluitend voor de overeengekomen doeleinden door de derde partij worden gebruikt.

Ketenpartners
Trudo kan op grond van samenwerkingsconvenanten gegevens uitwisselen met bijvoorbeeld gemeenten, politie en zorginstellingen ter behartiging van gerechtvaardigde belangen van Trudo en haar maatschappelijke taken. Hierbij kun je denken aan de verwerkingen van de noodzakelijke persoonsgegevens ter bestrijding van bijvoorbeeld woonfraude of hennepteelt en ter bevordering van de leefbaarheid in de buurt. De gegevensuitwisseling dient binnen de wettelijke kaders plaats te vinden en zal niet meer persoonsgegevens omvatten dan strikt noodzakelijk is. De verwerkingen die vallen onder de convenanten melden we aan bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Het hangt van het doel van het convenant af of wij jou van de gegevensverstrekking op de hoogte stellen.

Wettelijke verplichting
Trudo is in sommige gevallen wettelijk verplicht persoonsgegevens aan derden te verstrekken. Denk voorbeeld aan het verstrekken van gegevens aan de politie in het kader van een strafrechtelijk onderzoek. In het laatste geval worden slechts persoonsgegevens verstrekt indien de politie hier uitdrukkelijk om vraagt en daarnaast aangeeft op grond van welke wettelijke regeling de gegevens verstrekt moeten worden (bijvoorbeeld op bevel van de rechter-commissaris).

Bewerkers
Een aantal verwerkingen van persoonsgegevens is door ons uitbesteed aan leveranciers. Deze leveranciers worden ‘bewerkers’ genoemd, omdat de dienst hoofdzakelijk ziet op het verwerken van persoonsgegevens in opdracht van Trudo. Voorbeelden van bewerkers van Trudo zijn de ICT- en softwareleveranciers. Deze leveranciers hebben toegang tot de persoonsgegevens in bijvoorbeeld onze systemen of maken voor ons de back-ups en slaan voor ons de gegevens op. In bewerkersovereenkomsten heeft Trudo met deze partijen afspraken gemaakt over hoe zij om dienen te gaan met de persoonsgegevens.

5. De beveiliging van persoonsgegevens
Aan de beveiliging van jouw persoonlijke gegevens geeft Trudo prioriteit; wij hanteren een hoog beveiligingsniveau gezien de gevoeligheid van de persoonsgegevens. De gegevens die zijn opgeslagen worden daarom met technische en organisatorische maatregelen passend beschermd, teneinde verlies of misbruik door derden effectief te voorkomen. Medewerkers van Trudo zijn ook tot geheimhouding verplicht. Technische veiligheidsmaatregelen ter bescherming van de gegevens worden regelmatig gecontroleerd en indien nodig aangepast.

6. Cookies die wij gebruiken
Trudo gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van jouw computer, tablet of smartphone. Trudo gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies zijn functioneel en kunnen niet uitgezet worden. Daarnaast kunnen we cookies plaatsen die jouw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden. Bij jouw eerste bezoek aan onze website hebben wij je al geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. Je kunt het gebruik van deze cookies uitschakelen door jouw cookie-instellingen van deze website te wijzigen. Trudo draagt, waar het mogelijk is, de zorg om cookies van derde partijen van jouw systeem te verwijderen. Daarnaast kun je alle informatie die eerder is opgeslagen verwijderen via jouw browser instellingen.

Op deze website worden ook cookies geplaatst door derden. Dit zijn bijvoorbeeld adverteerders en/of de sociale mediabedrijven. Hieronder een overzicht:
Bron: Google Analytics
Doel: Analytische cookies voor het verzamelen van website statistieken en gebruikersgedrag. Standaard volledig geanonimiseerd.
Bewaartermijn: max. 760 dagen*
* Onder voorbehoud van wijzigingen die kunnen worden aangebracht door derde partij.

7. Bewaartermijn
Trudo bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen. Wanneer deze termijnen verstreken zijn zorgt Trudo ervoor dat vernietiging van de betreffende persoonsgegevens op een beveiligde manier plaatsvindt. Trudo vindt het belangrijk dat ook het vernietigen van de persoonsgegevens met zorg plaatsvindt.

8. Rechten van betrokkenen
Indien je vragen, opmerkingen of een klacht hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan kun je contact opnemen via privacy@Trudo.nl. Je hebt het recht op:

• inzage in jouw persoonsgegevens die bij ons bekend zijn;
• jouw persoonsgegevens door ons te laten corrigeren of te verwijderen.

Trudo verstrekt deze informatie aan je binnen vier weken conform artikel 35 Wbp en artikel 12 en 15 t/m 18 AVG.

9. Wijzigingen van de Privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen. Om goed op de hoogte te blijven van de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan raden we je aan om deze verklaring regelmatig te raadplegen.

10. Contact
Indien je vragen of opmerkingen hebt, dan kun je contact opnemen met de Privacy Officer van Trudo via privacy@Trudo.nl.